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Call for volunteers at the Eastern Canadian Championships
By:  Anna Geiger-Whitlock   (2012/12/27)

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To the Ottawa/Gatineau/Chelsea Skiing Community:
French to Follow:

This year the Canadian Eastern Championships, to be held at Nakkertok's facilities February 1 - 3, 2013 will be organized with the collaboration of all ski clubs in this region: Carleton University Ski Team, Chelsea Nordiq, Kanata, Nakkertok, Skinouk and XC Ottawa. The idea is that together we can host an event of National caliber calling on volunteers from our whole ski community thereby spreading the workload over a larger volunteer base.

The official race website can give you more information about the actual event:
http://canadianeasternschampionships.wordpress.com

 To make this event successful we need your help. In addition, the volunteer contribution that you make will benefit your own ski group by allowing you to share revenues generated by this event according to volunteer hours amassed by each club.

This year we are using a web-based volunteer signup system at iVolunteer.com. Before going to the volunteer website link below please read the following: When you click on the link you will see a list of possible volunteer opportunities. You must click on one which you prefer be it Athlete Food, Bibs, Course Control, Event Marshalls, Finish Line, Parking, Start Line, Stadium and Site & Venue Set Up, etc. . .  Within each subgroup you will find tabs for the date of the volunteer requirements.  If you click on a tab (date), you will see a list of volunteer tasks. To volunteer for a specific task, click on the ”Volunteer” button for the date/task/time you are interested in.  Follow the instructions for sign up. You will be asked to enter the email address at which you would like to receive emails, your home and cell phone numbers and your club or affiliation (from a drop-down menu). After signing up you must confirm you selection by opening your confirmation email and clicking on the link in that email.  The webpage at that link will keep track of all your volunteer commitments for Easterns.

You will receive instructions from the chief of your volunteer group prior to the race day. It is imperative that you sign in on the second floor of the ski barn on each day that you volunteer if you wish to receive credit for your labour and your lunch ticket.

Because iVolunteer will be used for communicating with all Easterns 2013 volunteers, please make sure your spam filter is set to allow emails from iVolunteer.com. 

HERE IS THE LINK TO THE iVOLUNTEER SIGN-UP WEBSITE:

https://easterns2013.ivolunteer.com/

On behalf of the EOC-2013, thank you for supporting this prestigious cross country ski event!

Easterns Volunteer Coordinators

Jill Kearney (Chelsea Nordiq) jkearney@magma.ca

Rachel Williams (Nakkertok) rachel_minerva@yahoo.ca

Hélène Marois (Skinouk) helene.marois@hotmail.com

À TOUTE LA COMMUNAUTÉ DE SKI DE FOND D’OTTAWA-GATINEAU-CHELSEA:
Cette année, l’organisation du Championnat de l’Est du Canada (CEC) se fera sous les auspices d’un tout nouveau comité conjoint de tous les clubs de la région : Carleton University, Chelsea Nordiq, Kanata, Nakkertok, Skinouk, XC Ottawa.  L’objectif étant qu’ensemble nous pouvons accueillir et organiser une course de calibre national en mettant à contribution les bénévoles des différents clubs et ainsi répartir la charge de travail de façon moins exigeante.
Vous trouverez plus de détails sur le site web de l’événement:
 http://canadianeasternschampionships.wordpress.com

Le CEC aura lieu au Club Nakkertok, février 1 - 3 2013

Pour faire du CEC une réussite, nous aurons besoin de votre aide. De plus, votre contribution bénévole se traduira en bénéfice pour votre propre club puisque les revenus nets générés par la course seront partagés entre les clubs au pro-rata des heures travaillées par leurs bénévoles.

Nous utiliserons un système d’inscription des bénévoles sur internet : ivolunteer.com pour gérer tous les participants. Avant de vous rendre sur ce site pour vous inscrire, veuillez prendre connaissance de ce qui suit :

Lorsque vous cliquez https://easterns2013.ivolunteer.com/ vous verrez la liste de secteurs de bénévoles en demande.  Cliquez sur le secteur qui vous intéresse ( lunchs des athlètes, distribution des dossards,contrôles des athlètes sur le parcours, sécurité et contrôle du public, stationnement, départ de course, montage du plateau ou du site, etc.). Chaque secteur comporte un onglet correspondant à chaque journée de course ou de préparation  pour laquelle nous recherchons des bénévoles.  Vous pouvez participer à plus d’une journée et quart de travail durant l’événement.  Choisissez la date, la tâche et le quart de travail qui vous convient. Cliquez sur  « volunteer » et suivez les instructions pour vous inscrire. Entrez vos informations personnelles,  sans oublier le courriel où vous voulez recevoir vos communications ( très important!!)  et réglez votre filtre courriel pour recevoir les messages de ivolunteer.com. Entrez également le club de ski de fond que vous représentez ou celui pour lequel vous  voulez créditer votre bénévolat.

Si vous choisissez plus d’une tâche ou plus d’une journée, le système se rappellera des données personnelles associées à votre nom.  Vous recevrez  un courriel de confirmation auquel vous devrez répondre en cliquant sur le lien contenu dans le message pour confirmer votre sélection.

Le chef de vote secteur communiquera avec vous quelques jours avant la course.

Lorsque vous vous présenterez pour effectuer votre bénévolat, passez au secrétariat de course, (2e étage du garage à Nakkertok) pour signaler votre présence, recevoir vos instructions et billet de lunch.

Voici le lien pour vous inscrire comme bénévole :

https://easterns2013.ivolunteer.com/

Le comité organisateur du Championnat de l’Est du Canada vous remercie de nous aider à faire de ce prestigieux événement de ski de fond un franc succès!

Pour information , vous pouvez communiquer avec les Coordonnatrices des Bénévoles

Jill Kearney (Chelsea Nordiq) jkearney@magma.ca

Rachel Williams (Nakkertok) rachel_minerva@yahoo.ca

Hélène Marois (Skinouk) helene.marois@hotmail.com


 
Interesting Reading. . .
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